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Compte rendu de la réunion de concertation du 21 JUIN 2012 (Spéciale Festival)


Les bénévoles du festival : Gérald, Rabiaa, Yohan, Jean-luc, Frédéric, Christiane, Lucie, Josiane, Isabelle, Kevin, Mauricette, Eliane, Mauricette, Christelle et sa famille (Laura, Guy et Marie-Laurence). Soit 17 personnes

Qui fait quoi ?

Avant la manifestation  :

  • matériel à préparer : thermos, chapeaux décorés, un marteau, verre en plastique, maillot pour le groupe des grandes gamelles, Une multi prises, des ciseaux, trousses de secours, caisse avec les tickets, rouleau de bambou à Descartes pour les WC de plein air, parasol au garage
  • clé passe partout de la ferme
  • nettoyer les poubelles le jeudi 5 juillet pour mettre les bouteilles au frais LN + Rabiaa .Ramenez une brosse
  • Ramenez les glacières pour stoker les bouteilles : Isabelle et Centre Social
  • Prévoir la congélation de bouteilles d’eau :

Gérald 10 bouteilles

Isa 4 bouteilles

Christelle 4 bouteilles

  • accès au jardin : Gérald s’occupera de l’accès au jardin en camion
  • Déclaration à la SACEM : OK
  • réserver les saucisses et merguez (5kg de chaque) : prix 67€
  • Préparer le fond de caisse (40€)
  • Gérald téléphone à Isabelle SLOTS pour l’accès au parking derrière la ferme ou à un autre endroit - Prévoir le fléchage du parking festival (pyrogravure)
  • Les affiches

Dépôt en mairie et écoles du quartier : Christiane

Dans le quartier
— Isa (bat 16, 15, 10)

— Gérald (bat 5, 6)

— Christiane (bat7, 9)

— Lucie (bat 8 )

  • La Voix du Nord : Rabiaa
  • les temps de musique SIDOO (voir à quels moments)
  • prendre une trousse de secours
  • achats 

3 juillet : achats à Décathlon et Jardiland : Hélène et Gérald : Bidon avec robinet (décathlon), Canne à pêche, 2 Barres à mine, du scotch à renfort,

4 juillet : achats à Magic Dépôt : Bonbons, bière et autres boissons

6 juillet : achats à Carrefour : Apéro, Repas, Goûter, Sauces (ketchup, mayonnaise, moutarde, harissa), 2 Bassines

7 juillet : Céline achats à Carrefour  : pain, Pains au chocolat

  • Courrier en mairie :

— autorisation ouverture de buvette

— prêt de matériel accordé par la mairie : 10 tables, 50 chaises, rallonge de 100m, 4 grilles d’expo et 2 tentes parapluies

— autorisation d’installer des calicots : courrier d’autorisation accordé

  • contacter la presse : la voix du Nord = fait

Le jour de la manifestation :

Préparation du repas et de l’apéro : Christiane, Lucie,Isa, Céline , Mauricette, Eliane, Josiane

Préparation des salades : Taboulé, Betteraves, Carottes, Macédoine, Lentilles en boîte, Œufs durs

Pour le barbecue : couper les baguettes de pain en 4

Boissons pour l’apéro : Mister cocktail, Crémant, Jus de fruit, Coca, Bière au litre

Boissons repas : Eau (gratuit), Vin rouge, Vin rosé, Coca, Jus de fruit et bière

Christiane s’occupe de tenir la caisse pour les tickets : 0,5€ le ticket

Prévoir 5 tickets offerts pour :

  • les bénévoles qui organisent le festival
  • les intervenants extérieurs
  • les AJOnc : 6 repas prévus

Prix du repas :

  • 0,5 € le sandwich
  • 0,5 € la salade (4 grosses cuillères à soupe)
  • 0,5 € la boisson (sauf la bière à 1€)

Le barbecue

A partir de 11 heures, Frédéric et Yohan s’occuperont du barbecue. Yohan ramène les pommes de pin

Installation du matériel : rendez-vous à 8H30

Chaises, tables, chaine de tissu, fanion, photos sur bâche, barbecue, poubelle glacière, sono

Qui ? : Christelle, Priscilla, Kévin, Jean-Luc, Gérald, Hélène, AJonc

Gérald s’occupe de la sono+ des micros+ de la clé pour la musique

Le bar : Gérald et Jean Luc s’occuperont du bar. Jean Luc est responsable de la buvette

Horaire 14 h-16h30

Tarifs

  • Bière 1€
  • Coca 0,5€
  • Jus de fruit 0,5€
  • Vin rouge 0,5€
  • Vin rosé 0,5€

Les stands

Apéro sur la grande table

Repas entre les deux prairies fleuries

Stands repas près de la mare

Barbecue dans la mare

Bar près des sureaux de l’abri convivial

Chamboule tout plaine haute

Manu choisira son emplaceme

Alexia près de l’arbre

  • chamboule tout : souhait de Gérald de fabriquer un chamboule tout avec des boîtes de conserve et collage de photos du groupe des grandes gamelles.

LN s’occupe de demander à Manu des boules de mousse

Responsable du stand  :

14h à 15h : Gérald et Kevin

15h à 16h : Marie Laurence et Isabelle

Prévoir des bonbons pour les lots du Chamboule tout

  • courses en sacs et brouettes

Départ tous les ¼ ‘heure soit 6 courses de 14H30 à 16h

— De 14h30 à 15h15 : 3 courses —> Renée, Rabiaa, Fred

— De 15h15 à16h00 : 3 courses—> Ben, Priscilla, Guy

  • Stand « escale amérindienne » : réalisation de mini tipi : Alexia et Aïcha
  • Stand de la Ludothèque le petit poucet
  • Stand de sculpture sur savon par la femme de Yannick
  • Stand de Linogravure collective par Maureen MOREL

—> les ajoncs

  • Caisse de vaisselle et matériel pour la vaisselle autogérée
  • Sacs et brouettes pour la course
  • Lots (ballons, bulles) pour les courses
  • Matériel pour installer les chaînes de tissu
  • Les Ajoncs gèrent le stock de bois pour le barbecue
  • Toilettes sèches
  • ramener le bar à fabien
  • Utilisation de la route pour la course de brouette (voir le chef de chantier)
  • préparer le discours